কিভাবে পরিষ্কার ও সুসংগঠিত রাখবেন আপনার জিমেইল ইনবক্স

টেকনো ইনফোঃ আসসালামু আলাইকুম। বন্ধুরা কেমন আছেন। আশা করি সবাই ভালো আছেন। বর্তমান তথ্য প্রযুক্তির যুগে ইমেইল অ্যাকাউন্ট নেই এমন লোককে খুঁজে পাওয়া দায়। প্রতিদিন বিভিন্ন কাজে আমরা আমাদের ইমেইল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে থাকি। কিন্তু সময়ের পরিক্রমায় যে কেউ ধীরে ধীরে নিজের ইনবক্সটি হারিয়ে ফেলতে পারেন। এক বা দুদিন ইমেইল চেক না করলে আপনার ইনবক্সে মেইলের স্তুপ হবে, তিন-চারদিন পর ঢিবি হবে অথবা এক সপ্তাহ পর হবে মেইলের পাহাড়।

তবে সত্যিই এমন হবে কিনা তা নির্ভর করবে আপনার ইমেইলে কত জিনিস যুক্ত করেছেন তার উপর। কত শত সাইটে গিয়ে আপনি লোভে পরে, নিজের ইমেইল ঠিকানাটি তাদের হাতে তুলে দিয়ে এসেছিলেন, তা হয়ত নিজেও ভুলে গেছেন। আজ আমরা দেখাবো কিভাবে পরিষ্কার ও সুসংগঠিত রাখবেন আপনার জিমেইল ইনবক্স।

সৌভাগ্যক্রমে, আপনার ইনবক্সে গুরুত্বপূর্ণ কি আছে তা যথাযথভাবে খুঁজে বের করতে Gmail দিচ্ছে শক্তিশালী অনুসন্ধান ফাংশন। আপনার Gmail ইনবক্সের কঠিন ময়লা পরিষ্কার করতে নিচের অনুসন্ধান ফাংশন গুলি ব্যবহার করে পারেন।

১। গুরুত্বপূর্ণ মেইল খুঁজুনঃ

লগইন করার পর এক নিমিষে স্প্যামের জঙ্গল কেটে বের হওয়ার সহজ উপায় হচ্ছে Gmail এর সার্চ বারে is:important টাইপ করুন। তাৎক্ষণিক, হলুদ তীর চিহ্নিত গুরুত্বপূর্ণ মেইলের একটা তালিকা পেয়ে যাবেন। যা আপনার ইমেইলে যোগাযোগের উপর ভিত্তি করে Google অ্যালগরিদম স্বয়ংক্রিয় উপায়ে তৈরী করেছে।

যেহেতু এটি একটি অ্যালগরিদম, এটি নিখুঁত নয়। আপনি যদি নির্দিষ্ট কোন একজন প্রেরকের মেইল খুঁজতে চান এবং Google এর হলুদ ট্যাগ দেওয়ায় ভরসা করতে না পারেন, তাহলে আপনি শুধু from: [name], ব্যবহার করে খুঁজতে পারেন অথবা important অপারেটর মিশিয়ে খুঁজতে পারেন।

২। আপনার সবচেয়ে পুরাতন মেইলগুলো মুছে দিনঃ

আপনার ইনবক্স যদি আমার মত অতিরিক্ত বড় হয়ে থাকে তবে আপনার পুরানো গুরুত্বপূর্ণ মেইল গুলিতে ফিরে যাওয়া অনেক ঝামেলা ও ঝক্কির কাজ হতে পারে।

এ ক্ষেত্রে আপনি after: [date], before: [date], older: [date], বা newer: [date], ব্যবহার করে পুরাতন মেইলগুলো সহজ বিন্যাসে দেখতে পারেন। কিন্তু আমি এই উপায়টি পুরাতন মেইল মুছে ফেলার জন্যেও ব্যবহার করি। তো আপনিও তারিখ অপারেটর ব্যবহার করে একগাদা পুরাতন মেইল খুঁজে বের করতে পারেন। অতঃপর, ইন্টারফেসের উপরে বামদিকে all লেখা বক্সটি নির্বাচন করুন এবং trash them all ক্লিক করুন।

৩। নিউজলেটার থেকে সদস্যতা ত্যাগ (UNSUBSCRIBE) করুনঃ

আমি অনেক নিউজলেটারে সাইন আপ করেছিলাম। ইদানিং মনে হয় প্রতিটি ওয়েবসাইটের একটাই চাহিদা, তারা আমার ইমেইল অ্যাড্রেস চায়, আমিও দিয়ে দেই এবং তারপর, আমার ইনবক্সে যত্তসব সস্তা অফার, ফালতু ওয়েবিনার আর শ্রিপুরের বড়ির বিজ্ঞাপনে প্লাবিত হয়, যা আমি কখনোই কিনবো না বা দেখবো না। পরিত্রাণের একটাই উপায়, ব্যবহার করুন label:^unsub তবে আমি কখনো unroll.me এর মত রক্তচোষা জোক সার্ভিস ইউজ করিনা, কারণ যাদের ইউজার ডাটা বিক্রির ইতিহাস আছে, তারা মীরজাফর।

এই অনুসন্ধান ফাংশনটি আপনাকে সব গুলো ছুপা রুস্তম নিউজলেটার দেখাবে, যারা সদস্যতা ত্যাগের (unsubscribe) অপশন মেইলের একদম নিচে লুকিয়ে কবর দিয়ে রেখেছিল, এই ফাংশন ব্যবহার করে আপনি গণহারে সদস্যতা ত্যাগ (unsubscribe) করতে পারবেন।

৫। বড় ফাইল মুছে দিনঃ

Gmail অনেক দানশীল, কিন্তু এর স্পেস সীমাহীন নয় তাই আপনার ক্লাউড স্টোরেজ স্পেসের সঠিক ব্যবহার নিশ্চিত করতে, আপনার সেই ইমেইলগুলি মুছে ফেলতে পারেন যা খুব বেশি জায়গা নিয়ে নেয়।

তাদের খুঁজে পেতে, size: কমান্ড ব্যবহার করুন। আপনার ইনবক্সে লুকানো হাতি খুঁজে পেতে বাইট দিয়ে ন্যূনতম সাইজ উল্লেখ করে দিন। আমার ক্ষেত্রে, অনেকগুলি ইমেজ-ওয়ালা ভারী দৈত্যাকার সাইজের নিউজলেটার আমার ইনবক্স শ্বশুড়বাড়ী মনে করেছিল। একটা সহজ হিসাব করুন ১০ মেগা বাইটের যদি ১০০ মেইলও থাকে আপনার ইনবক্সে তাহলেই তো এক গিগা নাই। তাই আজ এক্ষুনি size: এর সাথে 1 লিখে ৭টি শূন্য বসিয়ে খুঁজুন, পেয়ে যাবেন ১০ মেগাবাইট সাইজের সব ইমেইল। অতঃপর প্রয়োজনীয় কোন ছবি বা ফাইল থাকলে তা ডাউনলোড করে ভিন্ন কোথাও ব্যাকআপ করুন বা রেখে দিন। আর নালায়েক ঘরজামাইদের ঝেটিয়ে বিদেয় করুন।

৬। আপনার ছবি খুঁজুনঃ

যদি আপনার পরিবার, বন্ধু বা অফিস কলিগরা প্রায়ই আপনাকে ছবি পাঠিয়ে থাকে, সেগুলি স্প্যামের সাগরে তলিয়ে যাওয়া থেকে রক্ষা করতে অনুসন্ধান করুন “filename:” ব্যবহার করে। এর সাথে আপনার পছন্দের ফাইল ফরম্যাটের এক্সটেনসন লাগিয়ে দিন। আমার ক্ষেত্রে, আমি প্রায়শই jpgs আদান-প্রদান করি, কিন্তু আমার ইনবক্স থেকে সেগুলো খুঁজে বের করার মানে হচ্ছে, খালি হাতে মাছ ধরার মতো। যা কখনোই কেউ করতে চাইবে না।

এই পদ্ধতিটি যেকোনো ধরনের ফাইল সন্ধান করতে ব্যবহার করা যায়, যেমন filename: pdf, filename: gif, বা filename: word আপনি এমনকি নাম ব্যবহার করে ফাইলের খোঁজ করতে পারেন।

আশা করি উপরে পোস্টটি মাধ্যমে জিমেইল থেকে ইমেইল খুঁজে পাওয়ার ঝামেলা থেকে রক্ষা পাওয়ার পাশাপাশি আপনার জিমেইল এর সঠিক সংরক্ষণ নিশ্চিত করতে পারবেন। আমাদের সাথে থাকার জন্য ধন্যবাদ। পরবর্তীতে আবারো নতুন কোন পোস্ট নিয়ে হাজির হব ততক্ষন পর্যন্ত আল্লাহ হাফেজ।