মাইক্রোসফট ওয়ার্ড: ফাইল মেন্যু পরিচিতি

টিআইবিঃ মাইক্রোসফট অফিস কম্পিউটারে সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত সফটওয়্যার এবং বহুবিধ ব্যবহারের কারণে এটি জনপ্রিয়ও বটে। নতুন ব্যবহারকারীদের অতি প্রয়োজনীয় এ অ্যাপ্লিকেশনের সঙ্গে পরিচয় করিয়ে দিতে ধারাবাহিক এ পোস্ট। গত পর্বে আলোচনা করা হয়েছিল মাইক্রোসফট ওয়ার্ড এর প্রাথমিক ধারণা ও ইনস্টলেশন পদ্ধতি সর্ম্পকে। এ পর্বে থাকছে মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের টুল বারের প্রথম মেন্যু অর্থাৎ ফাইল মেন্যু (File Menu) সর্ম্পকে বিস্তারিত।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের ফাইলটি ওপেন করলে টুল বারে অনেকগুলো মেন্যু দেখা যাবে। এখানে বলে রাখা ভালো টুলবার হল শর্টকাটে কাজ করার একটি পদ্ধতি। এতে কোন কমান্ড প্রয়োগ করতে হলে তার একটি আইকনের উপরে ক্লিক করতে হয়। এতে কোন মেন্যুতে যাওয়া হয় না বলে কাজটি খুব দ্রুত সম্পাদন করা যায়।

মেন্যুবারে প্রথমে আছে ফাইল মেন্যুটি। এ মেন্যু ব্যবহার করে মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে করা কোনো কাজ সেভ করা, নতুন ফাইল তৈরি, আগের সেভ করা ফাইল ওপেন, ডকুমেন্টের পেজের সাইজ, মার্জিন নির্ধারণ করা, প্রিন্ট করা ইত্যাদি করা হয়ে থাকে।

নিম্নে ফাইল মেন্যুর সাব মেন্যু সম্পর্কে বিস্তারিত আলোচনা করা হল-

১। New: মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে নতুন কোন ফাইল তৈরি করতে হলে ফাইল মেন্যু থেকে New এ ক্লিক করতে হবে। তারপর ডানপাশের উইজেট থেকে Blank Documents এ ক্লিক করলে কাজ করার জন্য নতুন একটি ফাইল তৈরি হবে। কীবোর্ডের শর্টকাট কী: (Ctrl+N)

২। Open: আগে সেভ করা কোন ওয়ার্ড ফাইল ওপেন করতে হলে File থেকে Open এ ক্লিক করলে একটি নতুন উইন্ডো আসবে। এখান থেকে আপনার Save করা ফাইল সিলেক্ট করে, Open কমান্ড বাটনে এ ক্লিক করতে হবে। তাহলে Save করা ফাইল পর্দায় ওপেন হবে। কীবোর্ডের শর্টকাট কী: (Ctrl+O)

৩। Close: কাজ করার সময় যদি চলমান ফাইলটি বন্ধ করার প্রয়োজন হয় তখন এই Sub-menu’র সাহায্যে তা করা হয়। এক্ষেত্রে File এ ক্লিক করে Close এ ক্লিক করতে হবে। ডকুমেন্টটি সেভ না থাকলে সেভ করতে চান কিনা তার জন্য একটি চেক বক্স আসবে। সেভ করতে চাইলে Yes, সেভ না করতে চাইলে No-তে ক্লিক করতে হবে।কীবোর্ডের শর্টকাট কী: (Ctrl+W)

৪। Save: কাজ শেষে ওয়ার্ড ফাইলটি সেইভ করার জন্য File এ ক্লিক করতে হবে। তারপর Save এ ক্লিক করলে একটি উইন্ডো আসবে এখানে প্রথমে ফাইলটি কোথায় সেভ হবে তা দেখিয়ে দিন। এরপর File Name এর বক্সে আপনার পছন্দ অনুযায়ী একটি নাম টাইপ করে সর্বশেষে Save এ ক্লিক করলে ফাইলটি কম্পিউটারে সেভ হবে। কীবোর্ডের শর্টকাট কী: (Ctrl+S)

৫। Save As: আমরা যখন কোন একটি ওয়ার্ড ফাইল নিয়ে কাজ করি তখন তার একটি প্রতিলিপি নিয়ে কাজ করাই ভাল। এতে মূল ফাইলটি অক্ষত থাকে। এজন্য file মেন্যু থেকে save as যেতে হবে। এরপর পছন্দমত নাম দিয়ে নির্দিষ্ট ফাইলে সেভ করতে হবে। কীবোর্ডের শর্টকাট কী: (F12)

৬। Print: কাজ শেষে ডকুমেন্টের লেখা প্রিন্ট করতে হলে এই সাব মেন্যুর ব্যবহার হয়। তবে খেয়াল রাখতে হবে প্রিন্ট দিতে হলে কম্পিউটারে অবশ্যই প্রিন্টার সফটওয়্যার ইনস্টল থাকতে হবে এবং কম্পিউটারের সাথে ডাটা কেবল দিয়ে প্রিন্টারটি সংযুক্ত থাকতে হবে।

ডকুমেন্ট প্রিন্ট করার জন্য File থেকে Print এ ক্লিক করুন। একটি ডায়ালগ বক্স আসবে। এখান থেকে উপরে Printer Name বক্স থেকে যে প্রিন্টারে প্রিন্ট করবেন তা সিলেক্ট করুন। তারপর Page Range থেকে যে যে পেজ প্রিন্ট করতে চান সেগুলো সিলেক্ট করুন এবং Copies বক্স থেকে কত কপি প্রিন্ট হবে তা টাইপ করে OK তে ক্লিক করলে প্রিন্ট শুরু হবে। কীবোর্ডের শর্টকাট কী: (Ctrl+P)

৭। Page Setup: কোন ডকুমেন্টে লেখা শুরু করার আগে বা প্রিন্ট করার পূর্বে পেজ সেটআপ করে নিতে হয়। পেজ সেটআপ থেকে আমরা তিন ধরনের কাজ করে থাকি।

• মার্জিন: ডকুমেন্টের চারপাশে থাকা ফাঁকা জায়গাকে বলে মার্জিন। এই কাজের জন্য প্রথমে File থেকে Page Setup এ যেতে হবে। তারপর প্রথমের Margins ট্যাবের Top, Bottom, Left, Right ইঞ্চিতে ফাঁকা জায়গার পরিমাণ টাইপ করতে হবে।
• ওরিয়েন্টেশন: Orientation অপশন বার থেকে আমাদের ডকুমেন্টটি আড়াআড়ি নাকি লম্বালম্বি হবে তা নির্ধারণ করতে হবে।
• পেপারসাইজ: Paper অপশনে গিয়ে পেজের সাইজ নির্ধারণ করতে হবে। কম্পিউটারে সাধারণত দুই ধরণের পেপার প্রিন্ট করা হয়। একটি হল A4 এবং অন্যটি Legal, এখানে আপনার পছন্দ পেজটি সিলেক্ট করে দিতে হবে।

৮। Info: ইনফো এর একটি অংশ Properties।  এই Sub-menu সাহায্যে ডকুমেন্টের যাবতীয় তথ্য যেমনঃ ডকুমেন্ট তৈরি, ডকুমেন্টের লেখকের নাম, লোকেশন, সাইজ ও সম্পাদনা তারিখ এবং ডকুমেন্টের বিভিন্ন পরিসংখ্যা যেমন, পেজ সংখ্যা, লাইন সংখ্যা, শব্দ সংখ্যা, প্যারা সংখ্যা, অক্ষর সংখ্যা ইত্যাদি পাওয়া যায়।

৯। Exit: মাইক্রোসফট ওয়ার্ড থেকে বের হয়ে যেতে হলে এই সাবমেন্যুটি ব্যবহার হয়। এর জন্য File থেকে Exit এ ক্লিক করুন। ডকুমেন্টটি সেভ না থাকলে একটি উইন্ডো আসবে। সেভ করতে চাইলে Yes, সেভ না করতে চাইলে No-তে ক্লিক করতে হবে। কীবোর্ডের শর্টকাট কী: (Alt+F4)

আগামী পর্বে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড এর অন্য একটি মেন্যুর নিয়ে আলোচনা করবো। ইনশাআল্লাহ।